適應(yīng)公司發(fā)展需要，創(chuàng)新財務(wù)管理模式
發(fā)布日期:2015/12/22 9:50:27 | 瀏覽次數(shù):9179 來源:王雋/特發(fā)物業(yè)管理公司財務(wù)總監(jiān)
“十二五”戰(zhàn)略規(guī)劃期間，特發(fā)物業(yè)公司經(jīng)過多年持續(xù)不斷的努力，發(fā)展態(tài)勢日趨向好，經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)效益逐年增長，尤其2014年更有重大突破，營業(yè)收入過2億元大關(guān)、利潤總額上1000萬元臺階，還成功入選“中國物業(yè)服務(wù)百強(qiáng)企業(yè)”和“中國物業(yè)服務(wù)百強(qiáng)企業(yè)成本性TOP10”。在成績面前，我們也非常清醒地認(rèn)識到，由于物管行業(yè)性質(zhì)特點(diǎn)制約，公司發(fā)展前景在迎來較大機(jī)遇的同時也面臨重大挑戰(zhàn)。在財務(wù)管理模式上，如何實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，更好適應(yīng)公司“十三五”發(fā)展需要，是擺在我們財務(wù)人員面前的一個重大課題，本文僅從資金管理和分支機(jī)構(gòu)財務(wù)管理模式兩個方面進(jìn)行一些探討。
一、關(guān)于資金管理方面的思考和實(shí)踐
資金是企業(yè)的血液。企業(yè)要健康地生存，蓬勃地發(fā)展，必須要像生命體愛惜血液一樣，重視資金管理，加強(qiáng)資金管理。對一個企業(yè)來講，資金就是財產(chǎn)物資的貨幣體現(xiàn)，資金運(yùn)動實(shí)質(zhì)上就是財產(chǎn)物資不斷變化表現(xiàn)形式的一個過程。在這個運(yùn)動過程中，涉及到企業(yè)的所有層面——從高層的決策到中層、基層的執(zhí)行和落實(shí)；涉及到所有環(huán)節(jié)——從采購到生產(chǎn)再到銷售；涉及到所有領(lǐng)域——從人力資源到行政后勤管理，資金就像血液一樣，在各個層面、各個環(huán)節(jié)、各個領(lǐng)域運(yùn)動，流淌，影響著、決定著企業(yè)的方方面面，決定著企業(yè)的成敗、發(fā)展和命運(yùn)。與此同時，企業(yè)各個層面、各個環(huán)節(jié)、各個領(lǐng)域的所有舉措、所有行為，也直接或間接地影響著資金運(yùn)動的質(zhì)量、效率和效果。過去許多的慘痛教訓(xùn)時刻提醒我們：有多少大企業(yè)、老企業(yè)由于資金鏈斷裂而轟然倒地；有多少企業(yè)由于決策失誤而從此一蹶不振；有多少企業(yè)由于管理不善而出現(xiàn)巨大損失浪費(fèi)。
物業(yè)管理行業(yè)與工業(yè)、商業(yè)等企業(yè)相比，有著顯著不同的特點(diǎn)，既不生產(chǎn)實(shí)物產(chǎn)品，也不銷售實(shí)物產(chǎn)品，其提供的是一種服務(wù)，是一種不分晝夜、不間斷、多方面、多層次的過程性服務(wù)產(chǎn)品，其生產(chǎn)與消費(fèi)同時開始、同時結(jié)束。服務(wù)產(chǎn)品的這一特性，決定了物管行業(yè)是一個勞動密集性行業(yè)，也是一個管理密集性行業(yè)，同時也決定了其資金運(yùn)動過程及形式相對簡單，從而決定了其資金管理的特點(diǎn)：在重視收費(fèi)收入管理的同時不能忽視控制支出管理，兩者要一起抓。特發(fā)物業(yè)公司自1993年5月成立至今，已走過了超22個年頭的歷程，已成為一個市場化項目管理為主的多業(yè)務(wù)類型的較大型物管企業(yè)。目前，在北京、廊坊、上海、杭州、成都、武漢、東莞等地設(shè)立的外地分公司達(dá)8家，在深圳設(shè)立的管理處也有7家。近幾年，為適應(yīng)公司持續(xù)發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，公司在加強(qiáng)資金管理方面，進(jìn)行了多方面的實(shí)踐和探索。
（一）存量資金實(shí)行集中管理，提高使用效率
經(jīng)過多年經(jīng)營，公司積累了數(shù)千萬元的存量資金，雖參與經(jīng)營周轉(zhuǎn)但較長時間里保持在一定數(shù)值范圍內(nèi)。自2014年12月起，公司為管好用好這部分資金，經(jīng)過調(diào)研，決定利用銀行互聯(lián)網(wǎng)資金管理平臺，推行資金集中管理模式：首先是選定中國銀行深圳福華支行作為合作對象，雙方建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，向該行申請2000萬元信用授信額度，為解決今后大規(guī)模擴(kuò)張可能出現(xiàn)的資金瓶頸問題作備用；第二是公司內(nèi)部統(tǒng)一思想，要求外地各分支機(jī)構(gòu)克服本位主義，給予積極配合，在規(guī)定時間內(nèi)到各分支機(jī)構(gòu)所在地的中國銀行開設(shè)新銀行賬戶并開通網(wǎng)上銀行，同時將原賬戶逐步銷戶；第三是與銀行工作人員就集中管理方式、操作流程及注意事項進(jìn)行了多次探討，并組織去長城物業(yè)公司學(xué)習(xí)，另外對集中管理決不能影響外地分支機(jī)構(gòu)資金的日常需求和使用，并進(jìn)行了特別的要求。經(jīng)過6個多月的努力，自2015年6月份起，以公司本部為中心、充分利用銀行互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的資金集中管理平臺搭建成功，當(dāng)月就在成都、廊坊、上海等分公司進(jìn)行了試點(diǎn)，7月份則已全面鋪開，截止9月30日，累計歸集資金1.11億元，取得理財收益14萬多元。實(shí)行資金集中管理，一是加強(qiáng)了公司本部對資金的統(tǒng)一管理和控制力度，二是提高了資金的使用效益。高天亮總經(jīng)理預(yù)計：“今年公司集中理財收益，可能會超過一些管理處的利潤，抵得上一個中小型物管項目”。
（二）增量資金加強(qiáng)日常管理，堵塞漏洞和浪費(fèi)
增量資金是由日常收支活動而不斷增加的資金，要使該部分資金不斷累積增加，就要重視資金收支的日常管理，盡可能做到減少或杜絕跑冒滴漏等現(xiàn)象發(fā)生。物業(yè)公司的資金收支活動，尤其是資金的收取如住宅管理費(fèi)收入、維修費(fèi)收入、停車場收入等等，涉及的對象眾多，金額較小，頻率大，必然造成管理難度增大。為此，近些年，特發(fā)物業(yè)公司為加強(qiáng)資金收支的日常管理，有針對性地進(jìn)行了一些改善或加強(qiáng)：一是進(jìn)一步加強(qiáng)對銀行賬戶的管理，從嚴(yán)控制賬戶數(shù)，規(guī)范銀行賬戶的設(shè)立程序，定期向集團(tuán)報送《銀行賬戶及資金管理報表》，分析資金的結(jié)構(gòu)及分布狀況；二是對銀行存款定期進(jìn)行統(tǒng)計，由于機(jī)構(gòu)分散，銀行賬戶多，為使領(lǐng)導(dǎo)及時了解資金情況，要求出納每半月對銀行存款進(jìn)行一次統(tǒng)計，做到及時掌握資金動態(tài)，保證資金有效調(diào)度；三是進(jìn)一步完善應(yīng)收賬款月度報表制，將要求各分支機(jī)構(gòu)每月報送《月合同（協(xié)議）執(zhí)行情況表》，列明應(yīng)收賬款的具體情況，做到及時溝通、及時跟蹤，盡量壓縮應(yīng)收賬款，加快應(yīng)收款的回籠，尤其是對各種合同外的小型整改項目更是要求做到逐單跟蹤，嚴(yán)控項目資金的墊付，少壓不壓資金；四是進(jìn)一步加強(qiáng)對停車場收費(fèi)的管理，在物業(yè)管理中，停車場的收費(fèi)管理最為復(fù)雜，是一道難題。今年9月中旬，計財部組織人員對公司經(jīng)營的6個停車場進(jìn)行了專項檢查，發(fā)現(xiàn)了一些共性的問題，下一步將逐步改進(jìn)，同時計劃引進(jìn)一套停車場管理的財務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)，以強(qiáng)化監(jiān)管，盡可能堵塞一些漏洞；五是進(jìn)一步完善相關(guān)制度規(guī)定，在節(jié)支、控支方面下功夫。目前，公司《采購招標(biāo)管理規(guī)定》等制度修改或完善已完成，強(qiáng)化了集中采購及采購招標(biāo)的管理，對節(jié)支、控支將有較好的促進(jìn)作用。
二、關(guān)于分支機(jī)構(gòu)財務(wù)管理模式的思考和實(shí)踐
由于物管行業(yè)屬勞動密集型、微利行業(yè)的特性，更由于其資金運(yùn)動過程及形式相對簡單決定其會計核算也相對簡單的原因，物管行業(yè)普遍采取公司本部集中核算的財務(wù)管理模式，本部會計每人負(fù)責(zé)多個管理處或分公司的會計核算，一為節(jié)省成本，二為利于管理。在今年7月份以前，特發(fā)物業(yè)公司分支機(jī)構(gòu)會計核算模式也不例外，一直實(shí)行的都是公司本部集中核算：各分機(jī)構(gòu)均不設(shè)財務(wù)部門，只設(shè)置一個出納崗位，所有會計單據(jù)每月郵寄到公司本部，由本部會計進(jìn)行分別核算。這一核算模式，自公司2006年重組后一直沿用至今，早期發(fā)揮了較好的積極作用，但是，隨著各分支機(jī)構(gòu)物業(yè)管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜，該核算模式對部分外地分公司來說，已經(jīng)逐漸不能適應(yīng)其管理需要，為此，我們進(jìn)行了全面的分析，周密的考慮。
（一）總部集中核算的現(xiàn)狀和不足。公司原有17個核算單位，14套帳。其中：外地分支機(jī)構(gòu)8個、深圳本地核算單位（含公司本部）9個，而總部會計核算人員僅6人。隨著公司總體規(guī)模的不斷壯大，如繼續(xù)采用本部統(tǒng)一集中核算模式，其不足表現(xiàn)已非常明顯：一是總部財務(wù)人員較少，每個會計核算人員均是一人負(fù)責(zé)多套賬，工作負(fù)荷較大，每月均趕著做賬，應(yīng)付日常業(yè)務(wù)，難以做到及時地、準(zhǔn)確地提供全面會計核算信息；二是距離遠(yuǎn)、溝通不便，尤其是對業(yè)務(wù)較復(fù)雜的分支機(jī)構(gòu)，總部會計核算人員更是難以全面了解其經(jīng)營業(yè)務(wù)，賬務(wù)狀況也無法實(shí)時掌握，僅依靠滯后寄來的單據(jù)以及電話網(wǎng)絡(luò)詢問等手段進(jìn)行職業(yè)判斷，事中控制和事前預(yù)測更是無從進(jìn)行，事后分析也無法系統(tǒng)、全面及深入。
（二）分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展迅速。表現(xiàn)最為突出的是成都和武漢兩個分公司。武漢分公司現(xiàn)管理項目有華為武研所、軟件園、未來城、代表處，華燦產(chǎn)業(yè)園，中信建筑研究院，中國移動科技園，信息園機(jī)關(guān)及營業(yè)廳，以及武漢東新管委會等10多個項目，管理面積達(dá)35萬平方米，員工人數(shù)近270 人，2014年收入為1317萬元，2015年由于新增中國移動管理項目，預(yù)計收入將達(dá)到3700萬元；成都分公司現(xiàn)管理項目有華為基地、代表處、黃區(qū)西區(qū)和中航電項目，管理面積達(dá)35萬平方米，員工人數(shù)近300人，2014年收入達(dá)到3730萬元。該兩分公司現(xiàn)在所管項目均較多且分散，目前集中核算模式已經(jīng)不能適應(yīng)其業(yè)務(wù)發(fā)展管理需要。
（三）屬地化核算，有利于加強(qiáng)核算單位財務(wù)管理。根據(jù)風(fēng)險內(nèi)控管理要求，會計與出納崗位必須分設(shè)，兩者既要分工協(xié)作又要相互監(jiān)督，但目前核算模式使兩者相距遙遠(yuǎn)，對業(yè)務(wù)復(fù)雜的分公司而言，極不利于實(shí)時管理和控制。在分公司增設(shè)會計人員后，分公司就能獨(dú)立進(jìn)行財務(wù)核算，會計人員可以較細(xì)致、較準(zhǔn)確地核算各項目收支及利潤；能較全面地了解經(jīng)營情況，及時審核成本費(fèi)用開支，按時編制報表，進(jìn)行財務(wù)分析，申報納稅等；編制年度經(jīng)營預(yù)算，對預(yù)算執(zhí)行情況實(shí)時跟蹤。另外，總部財務(wù)部門可以騰出人手加強(qiáng)日常監(jiān)督管理，開展全面或?qū)ｎ}性財務(wù)及預(yù)算分析，以提高公司整體財務(wù)管理水平。
針對上述情況，管理應(yīng)該有所改變，經(jīng)研究決定在武漢分公司、成都分公司增設(shè)財務(wù)部門進(jìn)行先行試點(diǎn)，屬地化會計核算實(shí)施方案也就及時順勢地推出：一是在試點(diǎn)分公司分別增設(shè)財務(wù)室，由各分公司在當(dāng)?shù)卣衅?span>1名符合條件的會計人員，由公司計財部和分公司實(shí)行雙重管理；二是分公司會計人員在公司統(tǒng)一的金蝶財務(wù)核算平臺上，自行進(jìn)行會計核算，按要求向公司本部報送會計報表、進(jìn)行季度和年度財務(wù)分析，編制分公司年度經(jīng)營預(yù)算和進(jìn)行季度年度預(yù)算執(zhí)行情況分析。自今年7月起，兩分公司就開始實(shí)行屬地化會計核算，至今各方反映效果較好，達(dá)到了預(yù)期目的。
新的探索，新的實(shí)踐，必然要推動對舊的制度規(guī)定進(jìn)行調(diào)整、修改、完善。在今年9月份，我們正式啟動了對公司《外派財務(wù)人員管理辦法》、《財務(wù)管理辦法》的修改，目前在廣泛征求意見和討論中。在修訂的辦法里，一是明確了分支機(jī)構(gòu)財務(wù)管理模式，實(shí)行本部集中核算和屬地化核算相結(jié)合的管理模式；二是進(jìn)一步明確了外派財務(wù)人員的崗位職責(zé)和要求，其中增加了外派出納應(yīng)及時填制貨幣資金收支憑證的要求，這樣既利于收支業(yè)務(wù)及時反映處理，又可以逐步提升出納的工作能力；三是新增了對外派財務(wù)人員考核的內(nèi)容,從庫存現(xiàn)金余額控制、報銷憑證及單據(jù)、憑證及會計報告、《月收支情況統(tǒng)計表》和《月合同（協(xié)議）執(zhí)行情況表》的填報、經(jīng)營預(yù)算的編制和報送、年度述職報告、年度盤點(diǎn)固定資產(chǎn)存貨及物料用品、年度檢查發(fā)現(xiàn)需整改事項、其他違紀(jì)違規(guī)事項等10個方面進(jìn)行全方位考核評分。